Pengertian Mail marge

Pengertian Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.

A. Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data

Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber dataadalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record,

Gambar 1.1 Contoh Field dan Record

B. Langkah Membuat Mail Merge

   1. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan Microsoft Office Word

Gambar 1.2 Contoh Surat

  Agar dokumen tidak hilang, pastikan menyimpannya terlebih dahulu ke

komputer, misalnya dengan nama : “Surat master ”.

    Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama. namun yang paling mudah buat dulu tabel sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel.

Tahapan untuk sumber datanya:

1.Buat Tabel sumber data

                     

Gambar 1.3 Contoh sumber data

 2. Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: "list data siswa"

 3.Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama "Surat master "
       yang telah di buat. (dalam office 2007)

 4. Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.

 5. Cari sub menu dengan nama "select recipient" dalam menu mailing

                                                             Gambar 1.4 Select Recipients

 6. Maka akan muncul kotak dialog berikut

           

   Gambar 1.5 Lokasi penyimpanan Tabel sumber data

7. Open tabel sumber data yang telah di buat tadi dengan nama "list data siswa"

8. Maka akan muncul kotak dialog berikut

                                                      Gambar 1.6. Pemilihan sumber data

9. Klik sheet1$ lalu enter atau ok

10. Untuk meng edit, klik sub menu edit recipient list dan akan muncul kotak dialog berikut

                                            Gambar 1.7. Pemilihan sumber data dengan ceklist

11. Selanjutnya simpan kursor di bagian untuk nama kemudian klik insert merge field seperti pada gambar

                                                 Gambar 1.8 Mail Merge Field

12.Masukan field satu persatu sesuai dengan yang diinginkan/ditempatkan dalam surat.

Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail

merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut:

  1. klik sub menu finish & merge pada menu mailing seperti gambar berikut

   

                                                              Gambar 1.9 Finish

3. maka akan muncul kotak dialog berikut

                                                       Gambar 1.10 Kotak Dialog Cetak

4. bisa print dokument keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman. 

   tergantun kebutuhan.

5. setelah itu baru klik ok.

6. Kemudian print dokument dan pilih printer yang Microssoft XPS Document Printer

7. setelah itu baru klik ok.

8.Kemudian save dengan nama contoh Mail Merge

9. Apabila sudah di save kemudian masuk ke folder lokasi penyimpanan dan dan open file contoh Mail Mergenya.

10.  Maka akan terlihat 5 lembar dan per halaman beda nama dan data masing- masing

Pengalaman Di dunia IT

Membuat Makalah dengan judul Pengalaman di dunia IT

Conten :

Page 1

1. Judul dengan WordArt

2. Gambar logo unpam

   3. Nama Mahasiswa

Page 2

1. Min 2 paragraph

2. Coulomb dijadikan 2

3. Menggunakan Dropcap (huruf besar) diawal paragraf

4. Membut Tabel

5. Membuat Chart dari tabel diatas

6. MembuT Watermark(nama masing-masing )

  Setiap orang yg baru mengenal dunia IT pasti mempunyai kisah yg menarik dan membuat orang itu semakin penasaran untuk mengenal lebih jauh lagi .

Untuk membuat cerita pengalaman pribadi pertama tama kita membuat cover terlebih dahulu berikut adalah langkah-langkahnya:

1.Membuat judul dan mata kuliah menggunakan WordArt, klik menu insert/sisipkan kemudian 

   klik di icon A kemudian pilih model huruf yg di inginkan kemudian ketik kalimat yg akan dimasukan .

2. Setelah WordArt selesai kemudian masukan logo unpam yg telah di download dari google 

    klik insert >kemudian pilih gambar kemudian cari lokasi gambar berada.

3. Setelah gambar dimasukan kemudian ketik Nama, Nim, dan Mata Kuliah.

4. Kemudian membuat WaterMark klik tab Desain> kemudian di sebelah kanan ada WaterMark,

    klik> kemudian akan muncul pilihan, pilih costum agar bisa memasukan nama kita, kemudian klik ok .

5. Untuk memper indah paragraf menggunakan DropCap(huruf besar) caranya blok paragraf yang akan
  dibuatkan dropcap > klik tab insert kemudian > klik dropcap dekat wordart > kemudian pilih yang
  Dropped karena dsisini menggunakan bahasa indonesia jadi artinya dibuang .

6. Membuat 2 paragraf menjadi 2 kolom, pertama blok dulu semua paragrafnya > klik tab page layout/tata

    letak>kemudian pilih kolom > klik yang 2 kolom

7. Membuat tabel di MS.word , klik tab insert> klik pada icon tabel> pilih tabel 4x4 bisa sesuai kemauan

8. Membuat chart dari tabel yg sudah tersedia, klik tab insert> klik bagan /chart kemudian pilih bagan yg

    diinginkan kemudian klik ok.

9. Setelah memilih jenis bagan kemudian akan muncul seperti dibawah ini, isi seri1 dengan mata kuliah ,dan

    kategori 1 misalkan beri nama semeter1 kemudian masukan nilai-nilainya apabila sudah selesai tinggal di        close saja .